Heb je ook wel eens met legoblokjes gespeeld op het werk? Of een andere logistieke game gedaan? Ik moest een keer wel twintig minuten A4-tjes staan vouwen, mij afvragend waar de verborgen camera stond. Het was allemaal in het kader van lean, het managementconcept waarin wordt geprobeerd om maximale waarde voor de klant te realiseren met zo min mogelijk verspilling. Google het maar op, best interessant, hoe de principes uit de autofabriek hun weg vonden naar onder andere gemeenten. De cynicus zal hier bezuinigingen ruiken, maar dat geheel terzijde.
Wij gingen met collega’s de besluitvorming door de gemeenteraad ‘lean’ maken. Vanaf het moment dat de ambtenaar zijn advies inlevert voor het college van burgemeester en wethouders, totdat de gemeenteraad er uiteindelijk een klap op geeft is de doorlooptijd zes weken. Kan dat korter? Als je alle stapjes die je dagelijks doorloopt op van die grote trainingsflappen optekent merk je al gauw, wat je al wist, dat een aanzienlijk deel van je werk bestaat uit wachten. Wachten totdat alle vergaderstukken klaar zijn en dan wachten totdat b&w besluit en weer wachten totdat de definitieve agenda’s en stukken klaar zijn. Daar moet dan een handtekening op, van iemand die uiteraard net een halve dag op een cursus zit en op wie je dus moet wachten. De kleine logistieke stapjes van postronde, reproservice en secretaresses met tekenboeken laat ik hier onvermeld. Naast al dat wachten heb je ook nog de hollen-en-stilstaan-frustratie. Dat je vóór een deadline niet weet hoe je jezelf in tienen moet verdelen om alles af te krijgen en dat je daarna best twintig minuten A4-tjes kunt vouwen.
Lean heeft mij beslist inzicht gegeven. Waarom doen wij dingen zoals wij ze doen? Niets is vanzelfsprekend. Wat bleek bijvoorbeeld? Door het verschuiven van een inlevermoment bij de griffie met maar drie uurtjes konden collega’s hun adviezen een week later inleveren. Op een doorlooptijd van zes weken winst van een week, me dunkt! Binnen de kortste keren waren er natuurlijk opnieuw klachten over de deadline. Kan deze niet nog later? Tsja, een uur later? En trouwens hoe ‘lean’ ook, uiteindelijk moet je toch wachten. Wachten op de gemeenteraad, die bij ons, ook heel efficiënt, acht keer per jaar vergadert.
Toch blij dat wij lean werken. Niet per se omdat het sneller gaat, maar vooral omdat het beter gaat. Onze deadlines veranderden van bergen in heuvels, met meer regelmaat en minder kans op fouten. En tussen het wachten door is er toch altijd genoeg te doen.
