Er was een tijd dat het raadslid de enveloppe thuis kreeg en wist: dat zijn de vergaderstukken die ik moet lezen. Er lagen wel ergens op het raadhuis diverse bijlagen. Maar daar had hij toch geen tijd voor. Als hij ze per se moest lezen, dan had iemand er vast voor gezorgd. Toch? De bijlagen lagen onder het stof in de leeskamer van de raad te wachten op de enkeling, een jurist meestal, die toch de kleine lettertjes wilde lezen. Er werd tijdens vergaderingen nooit verwezen naar die nice-to-know bijlagen.
De tijden veranderden. Alles werd digitaal. Alles was beschikbaar voor het raadslid, de vergaderstukken met daarbij nog een bijlage of vijf, exclusief toelichtingen, verslagen en tekeningen. En hij hoefde bovendien niet meer op de weekendenveloppe te wachten voor alle raadsbrieven van het college, memoranda en uitnodigingen. Alles was ‘real-time’ beschikbaar. Nog voor de natte handtekening droog was, plofte het pdf-je al op zijn digitale deurmat of in het speciaal voor hem opgezette intranet. Wie het eerst weet, die het eerst scoort.
Het gevolg was raadsinfobesitas op ongekende schaal. Raadsleden die door de informatiebomen het bos niet meer zagen. Die zelfs hun eigen woordvoerderschappen nauwelijks konden bijhouden en over de andere driekwart van de punten, waar ze wel over stemmen maar niet over gaan, geen idee hadden. Het was een overkill aan informatie, naast het gewone nieuws, nieuwsfeeds, nieuwsbrieven, vakbladen, blogs en social media. Een uur off-line en de actualiteit heeft je ingehaald.
Naast de media, zijn griffiers de grote schuldigen van dit alles! In hun bovenmatige ijver om de raad van alle informatie te voorzien, liefst zo compleet en zo snel mogelijk, ontwikkelden ze allerhande digitale systemen. Systemen voor openbare informatie, systemen voor interne communicatie, introductie van ICT-support, papierloos werken en apps. Nooit zal een raadslid kunnen klagen dat het de informatie niet heeft ontvangen. Alles is beschikbaar. Nu. Tot uw dienst.
Is het enthousiasme over de beschikbaarheid van informatie niet een alibi voor het gebrek aan selectie? Wat heb je aan alle informatie als je daartussen moet zoeken naar de relevante? Heeft het gemiddeld raadslid genoeg tijd om in de digitale hooiberg te zoeken naar de speld? En verstoppen griffiers zich niet achter de veelheid aan opvattingen en wensen van raadsleden om hun rol als informatiemanager niet te hoeven spelen?
Zoals in het papieren tijdperk moeten wij nu in het digitale tijdperk weer terug naar need-to-know, nice-to-know en de rest. Selectie om de overkill te beteugelen. De enkeling, de bovengenoemde jurist, zal vast alles weer willen weten. De meeste raadsleden zullen echter blij zijn met wat hulp bij het focussen, ook al blijven ze twijfelen of ze niets missen.
