Er was een tijd dat de raadspost vrijdags door de bode werd rondgebracht. De deadline voor menige notitie en brief was om dus vrijdags om twaalf uur en de race tegen de klok, zo voor het weekend, was een terugkerende stresstest voor ambtenaren. Desgevraagd zagen raadsleden als verbeterpunt het nieten van de bij-elkaar-horende documenten. Het werd anders een warboel en je wist niet wat bij wat hoorde.
Met de intrede van de mail kwam de informatie op alle dagen en momenten, soms én op papier én digitaal, steeds meer en soms moeilijk terug te vinden. Vooral de griffie zorgde voor een continue digitale stroom aan brieven, uitnodigingen, mededelingen. Desgevraagd zagen raadsleden als verbeterpunt het kiezen van een duidelijk titel voor de mail. Dus niet ‘uitnodiging’, maar expliciet waarvoor. Het werd anders een warboel en je wist niet wat belangrijk was en wat niet.
Met de verdere digitalisering, vaak gekoppeld aan papierloos werken, kregen veel raden een al dan niet adequaat RIS (raadsinformatiesysteem) en/of een al dan niet besloten intranet. Enkele raden gingen op hun iPad aan de slag met een eigen app. De informatie is nu up-to-date en redelijk toegankelijk. Desgevraagd zien raadsleden als verbeterpunt een goede zoekfunctie. Er is zoveel informatie, ook al is deze geordend, het is nauwelijks nog terug te halen wat vorige maand, laat staan vorig jaar speelde.
De griffier moet luisteren naar wat de raad wil. Nietjes, duidelijke titels, zoekfunctie. Maar zoals Henry Ford meer dan een eeuw geleden zei: “Als ik alleen naar mijn klant had geluisterd, dan had ik nu een sneller en sterker paard gemaakt in plaats van een auto!”. Zo ligt er een taak voor de griffier om verder te gaan dan de vraag van de raad. Om dat te vinden dat er nog niet is om het werk van de raad beter te ondersteunen.
