Over de rol van de griffier bij de kwaliteitsverbetering van de raad.
Binnenlands Bestuur-Debat: Goede raad is goud waard
27 februari 2014 in Antropia, Driebergen
De vooronderstelling is dus dat de raad verbetering behoeft, een soort “nieuwe verbeterde formule”. Wast nog beter, is nog sneller. Het is, in mijn ogen, maar de vraag of er iets mis is met de kwaliteit van de raad. De laatste weken duikelen onderzoek na rapport na peiling over elkaar over kwaliteit raadsleden, tijdsinvestering, scholing, agressie, integriteit. Ik kan het niet meer volgen. Zeg het maar. Hoe zit het nu echt?
Ik heb samengewerkt met uitstekende raadsleden en met niet …. zo uitstekende raadsleden. Zo ook met wethouders, burgemeesters, secretarissen etc. Dat heeft toch niets te maken met grootte gemeente, fractie, opleidingsniveau, tijdsinvestering, politieke richting. Andere factoren bepalen de kwaliteit van raadsleden.
VERWACHTINGEN
Mijn eerste vraag aan u is dan meteen: wie bepaalt eigenlijk wie een goed raadslid is?
Aantal stemmen? Aantal moties of initiatiefvoorstellen? Aantal wijkbezoeken? Debatstijl? Hoe vaak hij in de lokale pers komt? Aantal mailtjes of likes op facebook?
Is het niet zo dat WIJ (=ambtenaren, bestuurders, pers, ministeries, burgers) een buitengewoon diffuus beeld hebben van wat wij nou eigenlijk van een raadslid verwachten? Is er een norm? En welke dan?
Ik kijk naar mijzelf. Straks zijn ze gekozen, mijn nieuwe raadsleden. Met enorm veel inzet en bezieling ga ik als griffier aan de slag. Het hele inwerkprogramma ligt al drie kwart jaar klaar. Mijn presidium zei toen: “Het moet dan maar, maar het is veel!” Van de eerste 100 dagen zijn er al 35 avonden vol: inwerkprogramma, gewone vergaderingen, kennismaking met wijken en burgers en, oh, ja, wij zoeken ook nog een burgemeester.
De griffie lijkt soms een congresbureau, wij organiseren wat af voor onze raad. Wij beginnen zelfs voor de verkiezingen met introductie-avonden voor aspirant-raadsleden. Ze zijn nog niet binnen of de griffie storten zich op ze. En dan, net bekomen van de campagne en de verkiezingsuitslag, worden ze ondergedompeld. Waarin? In procedures, regels, deadlines, reglementen van orde, formats voor moties en amendementen, inlogcodes en toegangspasjes. En in informatie, eindeloos veel informatie: hoe werkt de P&C-cyclus, wat is een bestemmingsplan, wat weten wij wel/niet over de decentralisaties, hoe zit het met inspraak en participatie. En ook dagelijkse informatie: er is iets gebeurd, er gaat iets gebeuren, er is iets niet gebeurd.
Met dit alles duwen wij de raad in een malletje, zo hoort het, zo zijn onze manieren. Als wij dat gehad hebben, dan is dat maar duidelijk, kunnen wij echt goed van start. En wij gaan natuurlijk trainen, hé!
(Haakje openen: ik word helemaal hysterisch van de acquisitie tegenwoordig. De ene cursus nog mooier dan de andere, tools en ondersteuning, een enorme wildgroei aan bureaus, ook aanbieders die zich nooit op deze markt hadden begeven, het is niet meer te volgen. Kan iemand daar iets aan doen? Een soort certificering of keurmerk van opleiders? Niet de oplossing, maar zou wel helpen. Haakje sluiten!)
Trainen dus: debatvaardigheden, vergadertechnieken, omgaan met de media (sociale en gewone), snellezen, timemanagement, dilemmatraining. Uiterst belangrijk.
Als griffier organiseer ik dat in de volste overtuiging, dat het goed is. Een slimme raad is op zijn toekomst voorbereid. Kennis, vaardigheden, ja, ze zijn belangrijk. Het raadslidmaatschap is steeds complexer geworden, zelfs nog zonder de decentralisaties.
En na die honderd dagen, waarvan ik ze dus 35 binnen heb gehouden, ga ik klagen dat ze te weinig naar buiten gaan! Dat ze dichter bij de burger moeten staan. De verbinding moeten zijn met de samenleving en bruggen moeten bouwen. Luisteren naar wat er speelt in de wijken. Initiatieven ontplooien. Hun dromen gaan verwezenlijken voor hun stad. Oproepen om hun eigen stijl te ontwikkelen, hun eigen prioriteiten/speerpunten te kiezen. Wees authentiek, weer jezelf!
Is dat schizofreen of wat? Gelukkig heeft nooit een raadslid mij gevraagd: wat wil je nou echt, griffier, zeg het maar? Want ik wil dat ze zich houden aan het reglement van orde, de regels en de formats, dan hebben wij daar dus geen discussie en gedoe over (maakt mijn leven ook stukken minder ingewikkeld), maar ik wil nóg liever dat ze naar buiten gaan en onderdeel blijven van de samenleving. Het zijn tijdelijk gekozen burgers.
Wij hebben, wil ik maar zeggen, een diffuus beeld van wat een raadslid nou eigenlijk wordt geacht te zijn en te doen. Geen wonder dat de raad er nooit aan kan voldoen. Als het gaat om de verschillende rollen: volksvertegenwoordigen, kaderstellen en controleren, is mijn stelling dat eigenlijk iedereen kan volksvertegenwoordigen. Net zoals in het klassieke Athene de vertegenwoordiging via loting werd bepaald. Lees daarover interessante publicaties van David van Reybrouck. Een kleinere groep kan kaderstellen, heeft kennis, visie, ziet de samenhang en kan dit formuleren. En een nog kleinere groep kan controleren door de verbinding te leggen tussen inhoud en middelen, kaders en uitvoering.
En wat verwachten wij (de ‘buitenwereld’)? Dat raadsleden alle drie de rollen uitstekend invullen en ook nog in samenhang. Hoe reëel is dat?
Als het gaat dus om de kwaliteit van de raad, dan is de eerste stap om te bepalen welke verwachtingen er zijn? Welk beeld? Is het raadslid van de stad of is het raadslid van het stadhuis?
Toevallig beslissen raadsleden dat zelf! Als wij het dus hebben over kennis, vaardigheden en rolopvatting, dan is die laatste, de rolopvatting, de belangrijkste. Onze belangrijkste taak als griffiers is om de spiegel voor te houden, om de vraag te stellen: waar ben jij van? Als het raadslid doet wat hij heeft gekozen (van de stad of van het stadhuis), dan is hij goed bezig.
De eerste conclusie is, dat als de verwachtingen helder zijn, als de raad zijn oriëntatie kiest en er een duidelijke rolopvatting is, de kwaliteit van de raad stijgt.
NIEUWSGIERIGHEID
Mijn zoontje was net vijf, aan het einde van groep 1, kleuterschool, toen hij op de laatste schooldag vroeg: mama, hoe lang moet ik nog? Schattig toch? Wat moet je dan zeggen tegen je kleuter? Nog minstens 12 tot 15 jaar, schat!
Dus ik vroeg: Vindt je het niet leuk op school dan? Ja, hoor, zei hij, maar ik weet nu alles al: ik kleur binnen de lijntjes en kan mijn naam stempelen en mijn veters strik ik ook zelf. Dus….
Hoe zou hij kunnen weten dat er zoiets bestaat als aardrijkskunde, geschiedenis, ICT en cultuur. Hoe kunt je weten wat er is, als het buiten je voorstellingsvermogen ligt. Hoe kan de raad weten wat beter/mooier/handiger kan als hij niet weet wat mogelijk is? Als het gaat om kennis en vaardigheden bepaalt je referentiekader je behoefte. Veel raadsleden hebben veelal een lokale focus: de eigen raad, de eigen cultuur, de eigen gemeente. Lokaal is je kracht. En je zwakte. Je komt pas verder, als je verder zoekt.
Voor kwaliteitsverbetering van het raadslid is dit het belangrijke ingrediënt: nieuwsgierig zijn!
En daar zijn geen cursussen of trainingen voor. Dat nemen raadsleden zelf mee. En wij griffiers (goede griffiers met de beste bedoelingen) verpesten onze raadsleden. Dat klinkt een beetje gek, maar omdat wij veel voor onze raden regelen en uitzoeken en proberen om in al hun wensen te voorzien, maken wij raadsleden ook lui en passief. Wij bedenken een oplossing, voordat ze het probleem hebben gesignaleerd. Kwaliteitsverbetering van de raad begint dus met nieuwsgierigheid. En wij griffiers kunnen helpen door die nieuwsgierigheid te prikkelen en niet met kant-en-klare antwoorden te komen.
Met uitzondering overigens van het gewone geregel en de faciliteiten, variërend van koffie, vergaderzaal, informatie of digitaal werken. Laten griffiers dat maar regelen, alles wat voor je wordt gedaan hoef je zelf niet te doen. Dus bij een vraag: ga niet eerst zelf een dag zoeken en zoeken, bel gewoon ff de griffie, dan krijg je een antwoord. Ga nou niet lopen knutselen aan een motie, vraag help en concentreer je op het doel: wat wil je bereiken?
Het is tegenstrijdig: alle informatie, hoe mooi geordend en toegankelijk gemaakt ook, alle instrumenten en praktijkvoorbeelden, zijn aan de ene kant erg nuttig. Het scheelt veel werk als iemand anders het al voor je heeft verzonnen. Tegelijkertijd gaat het soms ook om de reis ernaartoe en niet alleen om de bestemming. Je leert nu eenmaal meer van iets waar je helemaal in vast bent gelopen, dan van iets dat in hapklare brokken wordt opgediend. Al die model-verordeningen van de VNG bijvoorbeeld zijn, o, zo handig, maar soms worden ze te klakkeloos overgenomen. Het denken staat soms stil.
Mijn tweede conclusie is: een nieuwsgierige raad is een kwalitatief goede raad. Die stapt buiten de lijntjes en de regeltjes. Gaat op zoek naar mogelijkheden en niet naar belemmeringen, naar wegen en niet naar beren op die wegen, naar verbindingen met de samenleving. Die raad vertaalt signalen, niet alleen uit de eigen gemeente, maar ook van over de grens, naar bruikbare informatie. Zo’n raad die vraagt: waarom niet?
OMDENKEN
Het is een feit dat de zittingsduur van raden steeds korter wordt. Het gemiddeld raadslid houdt het na een periode voor gezien, twee periodes is intussen bijzonder en meer dan drie een uitzondering.
Dat wordt gezien als een probleem. Alles is erop gericht om het raadswerk aantrekkelijk te maken. Hoe kunnen wij het voor raadsleden makkelijker maken, beter organiseren, beter ondersteunen, meer geld, meer opleidingen, dat soort oplossingen. Vanuit de gedachte dat deze verbeteringen leiden tot langer zittende raadsleden. En dat is goed voor het geheugen, de continuïteit en de kwaliteit van de raad. Dat is de eerste richting.
Met alle inwerkinspanningen, cursussen en trainingen investeren wij in een langdurige relatie. Wij leggen een basis voor jaren plezier. Ik hoor veel raadsleden zeggen dat je het eerste jaar een beetje zoekende bent, het tweede jaar een beetje doorkrijgt hoe het werkt en voordat je het in het derde jaar hebt geprobeerd komen er alweer verkiezingen aan. Vier jaar zijn kort hoor.
Maar ga even met mij mee in een gedachte-experiment.
Binnen organisaties heb je ook medewerkers met vaste contracten en mensen met tijdelijke contracten of interimmers. Als de raad een interimmer is, wat betekent dat voor wat wij aanbieden? Moet hij dan weten wat een grondexploitatie is en wat een gemeenschappelijke regeling en zo ja, hoe diep moet die kennis en betrokkenheid wel niet gaan? ALS het een gegeven is dat raadsleden vier jaar zitten, en dat is zo, wat is dan het soort bestuur dat een gemeente krijgt. En wat betekent dat voor de manier van werken en de kwaliteit. Wat betekent dat voor de ondersteuning?
Er is kritiek op raden: de waan van de dag regeert, geen debatten meer maar oneliners, geen verdieping maar vluchtigheid, ze doen alles om te scoren in de pers, de dossierkennis laat te wensen over. Maar als wij het omdraaien. Wij gaan uit van raadsleden die de facto passanten zijn, vier jaar, niet langer, een soort uitgebreide maatschappelijke/democratische dienstplicht. Wat verwachten wij dán van ze?
Ik vind het lastig om hier een eenduidig antwoord op te geven. In mijn natuur, persoonlijk, zit de duurzaamheidsgedachte. Ik doe het voor de langere termijn. Ik ben een bouwer. Dat doe je niet voor even. Maar stel, hé, stel…. Raden voor vier jaar.
Misschien betekent dat de informatie en de kennis die wij nu in de hoofden van raadsleden proberen te proppen, korter, compacter en, ja, misschien oppervlakkiger moet zijn. Niet een vijf-gangen-diner maar fastfood.
Ik heb het niet over de raad 2014, zelfs niet die van 2018, maar de tijd komt eraan dat raden echt maar vier jaar zitten. Je ziet het in de samenleving in het algemeen. Alles is vluchtiger. Mensen committeren zich niet langdurig aan een baan, een bestuur of zelfs een hobby. Er komt een tijd dat lintjes niet meer worden verstrekt aan mensen die 40 jaar in het bestuur hebben gezeten van de biljartclub of 50 jaar bij de fanfare. Mensen willen hun engagement uiten door een online petitie te ondertekenen, maar gaan niet meer langs de deuren. Ze willen meedenken met een denktank, maar niet opgeslurpt worden in bestuur-bureaucratie. Ze willen werken bij een baas, maar alsjeblieft, niet het geregel en gedoe: gewoon de inhoud. Onze samenleving verandert en de vertegenwoordigers uit die samenleving dus ook. Die raden van de toekomst dus, die zijn niet beter of slechter, maar anders.
De vraag is: wat is een kwalitatief goede, korte raad dus. Mijn derde conclusie is dat een andere kijk op de kwaliteit van de raad (kortere zittingsperiode) een andere ondersteuning nodig maakt.
Dat is in mijn ogen de grootste uitdaging voor de griffier van de toekomst. Tot nu toe was onze ondersteuning facilitair. Vanuit het motto: leuker kunnen wij het niet maken, wel makkelijker!
Maar in de toekomst zullen wij moeten focussen op de vraag hoe wij het voor onze ‘korte’ raad niet alleen makkelijker kunnen maken, maar ook leuker, sneller en behapbaar!
#BBdebat 27 februari 2014
